Com a crescente utilização de tecnologia pelo fisco, a NF-e é a versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal, outrora emitida em formulários contínuos.  Ela registra a operação mercantil e envia em tempo real todas as informações à Secretaria de Fazenda.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento gerado digitalmente pela empresa que está realizando a transação comercial, por exemplo, a venda de um produto. Além de documentar fiscalmente as operações de venda, a NF-e também é responsável para acobertar todas as demais operações, dentre elas a entrada de mercadorias, operações interestaduais, operações de devolução ou transferência de mercadorias, bem como para comprovar operações de simples remessa.

Para os varejistas, é importante saber quando se deve emitir a NF-e ou a NFC-e, já que ambas documentam as operações de venda de um produto. Em linhas gerais, a NFC-e é utilizada para venda ao consumidor final e a NF-e para todas as demais operações.

Emissão da NF-e

Para a emissão de uma NF-e necessariamente a empresa terá que usar o certificado digital e um software emissor.

O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, mecanismo responsável por garantir a segurança dos dados transmitidos à SEFAZ durante a emissão de uma nota fiscal eletrônica. Além disso, esse certificado proporciona a validade jurídica para o documento, garantindo a procedência (origem) dos dados.

O software responsável pela emissão da NFe tem dupla função. Ele realiza a transmissão das informações da nota fiscal para a SEFAZ, utilizando o certificado digital, e recebe a resposta com uma chave de autorização, para então gerar a nota fiscal eletrônica. Além da nota fiscal em si, um bom software deve processar todas as informações, garantindo o correto lançamento das alíquotas de imposto.

Após a autorização pela SEFAZ e consequente emissão da nota, tanto o receptor da nota quanto a empresa emissora podem consultar a NF-e pela internet.

O único documento impresso gerado é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que serve como um extrato, contendo o resumo das informações presentes na nota e a chave que dará o acesso pela internet.

Armazenamento da NF-e

Se no passado as notas fiscais em papel tinham que ser arquivadas, com a NF-e é a mesma coisa. Entretanto, em vez de guardar papel, deve ser guardado o arquivo eletrônico correspondente à NF-e gerada.

As notas fiscais servem como comprovantes das transações mercantis, bem como prova de cumprimento da legislação fiscal. A regulamentação vigente atribui ao gestor do varejo a responsabilidade de manter os documentos eletrônicos. Esse arquivo eletrônico possui o formato XML e deve ser armazenado por um período de 5 anos.

Contar com um software de gestão, que emita a NF-e e faça o armazenamento dos arquivos XML é fundamental, principalmente se esse armazenamento for feito de forma automática.

Leiaute da NFe

O conteúdo do arquivo XML (arquivo eletrônico) espelha o conteúdo da NFe. Entretanto, ele observa o leiaute especificado pela legislação.

É natural que esse leiaute sofra mudanças à medida em que a própria legislação sofre alterações. Como o objetivo é garantir a padronização por todos os contribuintes, o fisco lança versões de tempos em tempos. A importância de contar com um bom software emissor é a garantia de adequação aos novos leiautes, sempre que imposta pelo fisco.

Como um processo fundamental à operação de uma empresa, a emissão da NF-e interage com diversas rotinas do dia a dia. Como ele depende da internet e de um software emissor, investir em infraestrutura é condição básica. Evitar autuações passa por conhecer todo o processo de emissão e se torna obrigação do gestor da empresa. A empresa não pode deixar de vender, tampouco ser multada, em função de inoperância desse processo.

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