Gerenciamento de Contratos de Serviços

Os contratos podem assumir diferentes formas dentro do Odoo, dependendo de sua natureza.

Então você pode ter vários tipos diferentes de contratos de serviços, tais como:

  • contratos de preço fixo;
  • contratos de reembolso de despesas,  faturados quando os serviços forem concluídos;
  • contratos de preço fixo, faturados mensalmente como os serviços são realizados.

 

Algumas empresas comprometem-se a contratos com base em um volume solicitado, a um preço determinado por um período definido.   Em tal caso, o contrato é representada por uma tabela de preços para esse cliente específico.

A tabela de preços está ligada a Compras e Vendas,  de modo que é levantada sempre que algo é comprado ou vendido para este parceiro (dependendo se é uma compra ou vendas de acordo). O Odoo seleciona automaticamente o preço com base nesta lista de preços acordada.

Os contratos de preço fixo para a venda de serviços são representados no Odoo por uma ordem de venda. Neste caso, a oferta de serviços é gerenciado, assim como todos os outros  produtos consumíveis.

You can add new orders using the menu Sales ‣ Sales ‣ Sales Orders.

The new Sales Order document starts in the Quotation state, so the estimate has no accounting impact on the system until it is confirmed. When you confirm the order, your estimate moves into the state Manual In Progress .

/doc_static/6.1/_images/service_sale_workflow.png
Process for handling a Sales Order

Uma vez que o pedido foi aprovado, OpenERP irá gerar automaticamente uma fatura e / ou uma proposta de documento de entrega com base nos parâmetros definidos na ordem.

A fatura será gerido pelo sistema, dependendo da configuração do campo: guilabel: ‘Política de transporte `on segunda aba da ordem: guilabel:’ Outras Informações ‘:

: Guilabel: pagamento antes da entrega: OpenERP cria uma fatura no “ Projeto “ Estado. Uma vez que este é confirmada e paga, a entrega está ativada.

: Guilabel: fatura em ordem após entrega: a ordem de entrega é produzido quando o pedido for validado. Um projecto de factura é criado quando a entrega foi concluída.

: Guilabel: O envio & Manual fatura: OpenERP começa a entrega da confirmação da ordem, e adiciona um botão que você clicar manualmente quando você está pronto para criar uma fatura.

Invoice From The Picking : invoices are created from the picking stage.

Nota

Entrega de uma encomenda

O termo “entrega” deve ser tomado em seu sentido mais amplo no OpenERP. O efeito de uma entrega depende da configuração do produto vendido.

Se o seu tipo é “ Produtos Stockable “ ou “ consumíveis “, OpenERP vai fazer um pedido para que ele seja enviado para a colheita. Se o tipo de produto é “ serviço “, programador do OpenERP vai criar uma tarefa no sistema de gerenciamento de projetos, ou criar uma ordem de compra de subcontratação se Método de Aquisição do produto é “ Fazer a Ordem “.

“ Faturamento após a entrega “ faz como ele diz: facturação para os serviços quando as tarefas foram fechadas.

Quando você assina um novo contrato, você pode apenas entrar na ordem no sistema e OpenERP irá acompanhar o pedido.

Isso funciona bem para pequenas encomendas. Mas para grandes ordens de serviço no valor, você pode querer fatura várias vezes através do contrato, por exemplo:

30% em ordem,

40%, em conclusão,

30% um mês após o sistema entrou em produção.

In this case you should create several invoices for the one Sales Order. You have two options for this:

Não manuseie facturação automaticamente a partir da Ordem de vendas, mas realizar a facturação manual de vez,

Create draft invoices and then link to them in the third tab History of the Sales Order, in the Related Invoices section. When you create an invoice from the order, OpenERP deducts the amounts of the invoices already linked to the order to calculate the proposed invoice value.

Contratos de reembolso de despesas
Alguns contratos não são faturados a partir de um preço fixado no fim, mas a partir do custo dos serviços prestados. Isso é geralmente o que acontece no setor da construção civil ou em grandes projetos.

A abordagem que você usa para isso é totalmente diferente, porque em vez de usar a ordem de venda como base da fatura você usar as contas analíticas. Para isso, você precisa instalar o módulo: mod: hr_timesheet_invoice.

Uma conta analítica é criada para cada novo contrato. Os seguintes campos devem ser concluídas nesta conta analítica:

Partner : parceiros associados com o contrato,

Sale Pricelist

: Guilabel: “ faturamento.

A seleção de uma taxa de faturamento é uma forma indireta de especificar que o projeto será faturado em função dos custos de análise. Isso pode assumir diferentes formas, tais como prestação de serviços, aquisição de matérias-primas, e reembolso de despesas.

Nota

Listas de preços e faturamento Preços

Você pode selecionar uma lista de preços por conta analítica, sem ter que usá-lo para especificar as taxas de faturamento.

Um exemplo disto é um projeto do cliente que está para ser facturado apenas indirectamente os custos analíticos. Colocar a lista de preços na conta analítica torna possível comparar as vendas reais com uma situação melhor caso, onde todos os serviços seriam faturados. Para obter essa comparação que você tem que imprimir o balanço analítico da conta analítica.

Services are then entered onto timesheets by the various people who work on the project. Periodically the project manager or account manager uses the following menu to prepare an invoice Accounting ‣ Periodical Processing ‣ Billing ‣ Bill Tasks Works.

OpenERP then displays all of the costs that have not yet been invoiced. You can filter the proposed list and click the appropriate action button to generate the corresponding invoices. You can select the level of detail which is reported on the invoice, such as the date and details of the services.

/doc_static/6.1/_images/service_timesheet_invoice.png
Screen for invoicing services

Nota

Gerenciamento de Projetos e Contas Analíticas

Analytic Accounts só está disponível uma vez que você tenha instalado o módulo account_analytic_analysis . Ele oferece vários pontos de vista financeiro e operacional de projetos globais de um gerente de projeto.

Select an entry and click Invoice analytic lines link on the right of the form. You can then invoice the selected entry by clicking Create Invoices.

Os contratos a preço facturado como serviços são trabalhadas
Para projetos de grande valorizada, faturamento de preço fixo com base na ordem de vendas nem sempre é apropriado. No caso de um projeto de serviços planejado para ser executado por cerca de seis meses, o faturamento poderia basear-se no seguinte:

30% em ordem,

30% no ponto médio do projeto,

40% na entrega.

Tal abordagem é frequentemente usado em uma empresa, mas existem outras opções. Este método de facturação pode representar muitos problemas para a organização e faturamento do projeto:

É extremamente difícil determinar se o projeto está no caminho certo ou não. O ponto final é confuso, o que pode resultar em uma discussão complicada com o cliente no momento da facturação final.

Se o projeto leva mais ou menos tempo do que o previsto, ele efetivamente irá resultar em sub-ou sobre-facturação durante o projeto.

Se você obter um retorno adequado pode depender do cliente. Por exemplo, se o cliente leva um longo tempo para assinar a aceitação do projeto, você não pode fatura os 40% restantes, mesmo que você pode ter fornecido o serviço acordado corretamente.

O gerente de contas e gerente de projeto muitas vezes são pessoas diferentes. O gerente de projeto tem que alertar o gerente de conta sobre o momento em que o cliente pode ser faturado, mas esse momento pode ser facilmente esquecido ou confundido.

O projeto pode ser fixada para os custos do serviço, mas concordaram extras, como o reembolso de despesas de viagem. Faturamento da ordem de não se adaptar bem a essa abordagem.

OpenERP fornece um terceiro método para serviços de facturação, que pode ser útil em projectos de comprimento. Este consiste de facturação do projecto periodicamente em função do tempo trabalhado até um valor fixo que não pode ser ultrapassado. Ao final do projeto, uma factura final ou uma nota de crédito é gerada para atender a quantidade total de valor fixado para o projeto.

Para configurar um projeto como este é necessário definir uma taxa de faturamento, uma lista de preços e um montante máximo da conta analítica para o projeto. Os serviços são facturados em seguida, ao longo do projeto pelos diferentes gerentes de projeto ou da conta, assim como projetos que são faturados pelo tempo utilizado. Os gestores podem solicitar o reembolso na fatura final, se o projeto leva mais tempo para concluir que o permitido nos termos do contrato.

When the project is finished you can generate the closing invoice using the Final Invoice button on the analytic account. This automatically calculates the final balance of the bill, taking the amounts already charged into account. If the amount already invoiced is greater than the maximum agreed amount, then OpenERP generates a draft credit note.

Esta abordagem oferece muitas vantagens em comparação com os métodos tradicionais de facturação em fases para contratos de preço fixo:

Contratos de preço fixo e contratos de custos reembolsáveis ​​são faturados no mesmo caminho, o que torna o processo de faturamento da empresa bastante simples e sistemática, mesmo quando os projetos são misturados.

Tudo é facturado com base no tempo trabalhado, tornando mais fácil a previsão de faturamento de planos ligados às diferentes contas analíticas.

Este método de processo educa os gerentes de projeto, tanto como o cliente, porque as restituições devem ser dadas para o trabalho feito se os deslizamentos de projeto.

Faturamento segue o curso do projeto e evita a dependência de um fornecedor da boa vontade do cliente em aprovar certas fases.

Faturamento das despesas segue o mesmo fluxo de trabalho e é, portanto, muito simples.

Nota

Negociação de contratos

Na negociação do contrato, as condições de facturação são muitas vezes negligenciados pelo cliente. Por isso, muitas vezes pode ser simples de aplicar este método de faturamento.

Contratos limitada a uma quantidade
Finalmente, certos contratos são expressas em termos de uma quantidade em vez de um valor fixo. Os contratos de suporte compreendendo um número de horas pré-pagos são um bom exemplo. Para gerar esses contratos em OpenERP você deve começar por instalar o módulo account_analytic_analysis.

Em seguida, você pode definir um número máximo de horas para cada conta analítica. Quando os funcionários digitar seu tempo trabalhou no contrato de suporte na tabela de tempos, as horas são automaticamente deduzido o máximo definido em cada conta analítica.

Você também deve nomear alguém na empresa responsável pela renovação de contratos expirados. Eles tornam-se responsáveis ​​por busca através da lista de contas que mostram horas restantes negativos.

O contrato do cliente pode ser limitada a uma certa quantidade de horas, e também pode ser limitada no tempo. Para isso, você definir uma data final para a conta analítica correspondente